Arbeidstid i forbindelse med julen

Hvordan organiserer bedriften din arbeidstiden før og under julehandelen? Husk at organiseringen må være både i henhold til arbeidsmiljøloven, lov om helligdager og helligdagsfred og gjeldende tariffavtale.

Det er VIRKE som gir råd på sin hjemmeside:

Åpningstidene i julen

Det finnes ingen begrensninger mht. hvor lenge utsalgssteder kan holde åpent på hverdager. Mange virksomheter velger å utvide åpningstiden i forbindelse med julen.

Utsalgssteder har anledning til å holde åpent fra kl. 1400–kl. 2000 de tre siste søndager før julaften. Det vil i år si; søndagene 3.12., 10.12. og 17.12.

Julaften og nyttårsaften, som i år faller på en søndag, skal utsalgsstedet holde stengt.

Det er ingen regulering av åpningstider på lørdager. Det betyr at virksomheten kan velge å ha en åpningstid utover klokken 18.00 på lille julaften, som i år faller på en lørdag.

En rekke virksomheter har skriftlig avtale med de ansatte om gjennomsnittsberegning av arbeidstid hvor utvidet åpningstid før jul er lagt inn.

Bedrifter som ikke har gjort dette, kan bemanne utvidelsen ved at

• Arbeidstiden forskyves
• Arbeidstidsordningen endres
• Deltidsansatte arbeider flere timer etter avtale
• Arbeidsgiver pålegger fulltidsansatte overtidsarbeid
• Deltidsansatte pålegges merarbeid/overtidsarbeid
• Det benyttes ekstrahjelp

Disse ordningene kan nyttes enkeltvis eller i kombinasjon.

Forskjøvet arbeidstid

Bedrifter som er tariffbundet:

Mulighetene for å forskyve arbeidstiden for jul:

Ifølge Landsoverenskomsten § 2.9 kan bedriften beslutte at arbeidstiden de siste 14 arbeidsdagene før julaften skal begynne og slutte inntil 2 timer senere enn det som følger av den vanlige arbeidstidsordningen. Spørsmålet om forskjøvet arbeidstid skal drøftes med de tillitsvalgte på forhånd.

I år kan slik forskjøvet arbeidstid benyttes fra og med fredag 8. desember. De ansatte må være meddelt dette med 14 dagers varsel. I år må slik varsling senest være gitt fredag 24. november.

Dersom virksomheten har søndagsåpent de siste tre søndager før julaften, forskyves datoene slik at forskjøvet arbeidstid kan benyttes fra og med søndag 10. desember. Varslingsfristen er da søndag 26. november.

Det er en forutsetning for å kunne benytte utvidet arbeidstid i julehandelen at utvidet arbeidstid ikke allerede er innregnet i bedriftens arbeidstidsordninger. Dersom en utvidelse på mindre enn 2 timer er innregnet, kan bedriften forskyve arbeidstiden for det resterende, slik at avviket fra normal arbeidstid blir 2 timer.

Forskjøvet arbeidstid innenfor de nevnte rammer er ikke overtidsarbeid.

Kompensasjon for forskjøvet arbeidstid

Når arbeidstiden forskyves til tider etter kl. 1800, skal det betales tillegg. Tillegget er kr. 22,- for arbeid mellom kl. 1800 og kl. 2100 mandag til fredag, og kr. 45,- pr. time for arbeid etter kl. 2100 disse dagene. På lørdager er tillegget kr. 45,- mellom kl. 1300 og 1600 og kr. 90,- pr. time etter kl. 1600. For arbeid på søndager er tillegget kr. 96,- pr. time. Forutsetningen for å få tillegg er at ukentlig arbeidstid i gjennomsnitt er 12 timer eller mer, jf. Landsoverenskomsten § 2.11.

Utvidelse utover 2 timer

Ønsker virksomheten å utvide arbeidstiden utover de 2 timer hvor forskyvning kan benyttes, må det eventuelt benyttes merarbeid/overtidsarbeid i tillegg. Det samme gjelder dersom virksomheten ønsker utvidet åpningstid med derav følgende arbeidstid før fredag 8. desember, og dette ikke er innregnet i arbeidstidsordningen.

Det er mulig å forskyve arbeidstiden for noen arbeidstakere mens de øvrige beholder sin faste arbeidstid. Arbeidstakerne kan også veksle på å ha forskjøvet arbeidstid.

Bedrifter som ikke er tariffbundet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser

Arbeidsmiljøloven har ikke egne regler om forskyving av arbeidstiden. Derfor må endringen gjennomføres gjennom en endring i arbeidsplanen. Ny arbeidsplan skal drøftes med arbeidstakernes representanter og fremlegges senest 2 uker før arbeidsplanen iverksettes.

Overtidsarbeid

Adgang til å pålegge overtid før jul

I forbindelse med julehandelen er det alminnelig adgang til å bruke overtidsarbeid i detaljhandelen, jf. arbeidsmiljøloven § 10-6 (2). I følge Arbeidstilsynet må julesesongen i alle fall antas å vare de siste 4 ukene før julaften.

Når virksomheten benytter overtidsarbeid og merarbeid i forbindelse med den utvidete åpningstiden før jul, har de ansatte normalt ikke adgang til å motsette seg dette. Vi minner imidlertid om at bedriften skal drøfte nødvendigheten med de tillitsvalgte før overtidsarbeidet iverksettes, jf. arbeidsmiljøloven § 10-6 (3). Vi minner også om at arbeidstakeren i visse tilfeller har rett til å bli fritatt for overtidsarbeid av helsemessige eller vektige sosiale grunner, jf. arbeidsmiljøloven § 10-6 (10).

Maksgrenser for overtidsarbeid i julen

Overtidsarbeid er etter loven arbeid ut over 9 timer den enkelte dag og ut over 40 timer pr. uke. Følger man tariffavtale, inntreffer overtid for arbeid utover 37,5 timer den enkelte uke. Overtidsarbeid må ikke overstige 25 timer i løpet av en periode på 4 sammenhengende uker. Det er bare de timene som defineres som overtidsarbeid etter arbeidsmiljøloven som telles med i «overtidsregnskapet» på 25 timer.

Overtidsarbeid må sammen med den alminnelige arbeidstid ikke medføre en samlet arbeidstid på over 13 timer i et enkelt døgn for noen arbeidstaker. I virksomheter som er bundet av tariffavtale kan ledelsen og tillitsvalgte inngå avtale om en samlet arbeidstid på inntil 16 timer i et enkelt døgn. Avtalen må inngås skriftlig.

Arbeidstakere under 18 år kan ikke settes til overtidsarbeid, dvs. arbeid utover 40 timer pr. uke og 8 timer i døgnet, jf. arbeidsmiljøloven § 11-2 (3).

Ekstra pause ved overtidsarbeid

Skal overtidsarbeidet vare mer enn 2 timer, har arbeidstaker krav på en betalt pause på 30 minutter. Denne pausen betales som overtidsarbeid, men regnes ikke med i overtidstimer, se ovenfor. Reglene om dette finnes i arbeidsmiljøloven § 10-9 (2).

Overtidstillegg

Overtidsarbeidet i forbindelse med julehandelen godtgjøres etter de vanlige reglene for overtidsarbeid.

For virksomheter bundet av landsoverenskomsten Virke-HK skal det ikke betales tillegg for kvelds-, natt- og helgearbeid for overtidstimer.

Avspasering av overtiden i virksomheter som er tariffbundet

Når det gjelder virksomheter som er tariffbundet, kan hver av partene kreve at overtiden de siste 14 arbeidsdagene før julaften, dvs. fra og med fredag 8. desember (søndag 10. desember dersom virksomheten har søndagsåpent i desember), skal avregnes helt eller delvis i form av fritid. I så fall skal overtidstillegget utbetales, mens fritiden avregnes time for time og gis i forbindelse med helligdag eller annen fridag innen utgangen av april 2017, jf. Landsoverenskomsten § 3.6.

Dette innebærer at fritiden må legges i direkte tilslutning til en helligdag eller annen fridag. For eksempel kan det 2. januar gis fri de første timene, men ikke de siste timene. Fritiden vil da ikke ligge i direkte tilknytning til 1. nyttårsdag. Fritiden kan heller ikke gis ved at arbeidstiden reduseres med noen timer hver dag. Andre avviklingsmåter kan avtales.

Midlertidig endring av arbeidstiden

Bedrifter som er tariffbundet

Har virksomheten planer om andre midlertidige endringer som ikke er innarbeidet i arbeidstidsordningen, må den drøfte spørsmålet med de ansatte før den treffer sin beslutning, jf. Landsoverenskomsten § 2.3 og Hovedavtalen § 4-5.2.

Åpningstid og arbeidstid for butikker i kjøpesenter

Dersom virksomheten ligger i et kjøpesenter og kjøpesenteret bestemmer åpningstidene, bør virksomheten drøfte spørsmålet om endret åpningstid med de ansatte før den meddeler sitt standpunkt til kjøpesenterets ledelse.

Frist for å varsle endringer

Dersom partene på bedriften ikke blir enige, kan en ny arbeidstidsordning ikke iverksettes uten at den gamle er sagt opp skriftlig med 4 ukers varsel.

Skal endringen ikke vare mer enn 2 dager, er varslingsfristen en uke, jf. Landsoverenskomsten § 2.8 første ledd. Skal endringen vare 3 til 4 dager, er varslingsfristen 14 dager, jf. Landsoverenskomsten § 2.8 andre ledd. Disse bestemmelsene gir adgang til å endre arbeidstiden til den enkelte ansatte innenfor de dagene de jobber iht. arbeidsplanen. Er det ønskelig eller påkrevd at en ansatt jobber andre dager enn det som fremgår av planen, er arbeidsgiver henvist til å basere seg på frivillighet eller pålegge overtid og merarbeid.

Bedrifter som ikke er tariffbundet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser.

Ny arbeidsplan skal drøftes med arbeidstakernes representanter og fremlegges senest 2 uker før arbeidsplanen iverksettes.

Merarbeid

Merarbeid er den tid deltidsansatte arbeider ut over sin avtalte arbeidstid. Merarbeid kan skje etter avtale med deltidsansatte. Videre kan merarbeid, i likhet med overtidsarbeid, pålegges i forbindelse med julehandelen. Arbeidstakere har samme rett til å bli fritatt for merarbeid som de har til å bli fritatt for overtidsarbeid, jf. arbeidsmiljøloven § 10-6 (10).

Dersom deltidsansatte pålegges å arbeide utover 9 timer om dagen eller 37,5 timer (evt. 40 timer etter arbeidsmiljøloven) i uken, regnes det overskytende som overtidsarbeid.

For merarbeid betales ordinær timelønn uten overtidstillegg. Utføres det merarbeid i tidssonen for kvelds-, natt- og helgetillegg, skal det betales slikt tillegg. Dette gjelder for bedrifter som er tariffbundet og hvis fast arbeidstid + merarbeid medfører at arbeidstaker arbeider 12 timer eller mer pr. uke.

Ekstrahjelp (midlertidig ansatte)

Ekstrahjelp er arbeidstakere som tilsettes for å dekke et behov av kort varighet, eksempelvis i forbindelse med julehandel og nyttårssalg. Ekstrahjelp skal ha lønn pr. arbeidet time, og har krav på tillegg for ubekvem arbeidstid dersom bedriften er tariffbundet og de en enkelt uke arbeider 12 timer eller mer. Ekstrahjelp får overtidsbetaling når de arbeider ut over 37,5 timer (eventuelt 40 timer etter arbeidsmiljøloven) pr. uke. Likeledes får de overtidsbetaling når de arbeider over 9 timer en enkelt dag.

I tariffbundne virksomheter skal deltidsansatte gis merarbeid av midlertidig karakter fremfor bruk av ekstrahjelp. Dette innebærer at bedriften som hovedregel må spørre de deltidsansatte om de vil arbeide flere timer, før bedriften tar inn arbeidstakere utenfra, jf. Landsoverenskomsten § 15.2.

Søndagsarbeid

I følge lov om helligdager og helligdagsfred kan utsalgssteder holde åpent mellom kl. 1400 og kl. 2000 de tre siste søndagene før julaften. Spørsmålet om søndagsarbeid har vært kontroversielt. Vi anbefaler derfor at bedrifter som ikke har søndagsarbeid innarbeidet i sin vanlige arbeidstidsordning, gjennomfører dette ved frivillighet fra de ansattes side eller ved å benytte ekstrahjelp dersom dette er praktisk mulig. For tariffbundne bedrifter gjelder at deltidsansatte har fortrinnsrett også til søndagsarbeid, jf. Landsoverenskomsten § 15.2. De må som hovedregel forespørres før bedriften tar inn ekstrahjelp på disse dagene.

Søndagsåpent kan gjennomføres ved:

• Midlertidig endring av ordinær arbeidstid
• Overtidsarbeid
• Merarbeid fra deltidsansatte
• Bruk av ekstrahjelp

Midlertidig endring av den ordinære arbeidstiden innebærer at det arbeides søndag i stedet for en annen ukedag, men uten at den totale ukentlige arbeidstid økes.

Arbeidstakere som får ordinær arbeidstid på søndag, har rett til fri i til sammen 35 timer et annet tidspunkt i løpet av en syvdagersperiode, jf. arbeidsmiljøloven § 10-8 (2).

For ordinært arbeid på søn- og helligdager gis det i tariffbundne virksomheter et tillegg på kr. 96,- pr. time.

En ansatt skal ha fri minst halvparten av søn- og helgedagene i løpet av et år. Den som jobber på en søndag har som hovedregel rett på fri den følgende søndagen. Arbeidsgiver kan inngå en avtale med den enkelte ansatte om en annen fordeling av søndagsarbeidet, slik at den ansatte kan jobbe tre søndager på rad. Ansatte som har avtale om gjennomsnittsberegning av søndagsarbeid skal ha søndagsfri minst hver fjerde uke.

Adgangen til å pålegge overtidsarbeid er den samme på søndager som på andre ukedager. Overtidstillegget er i følge Landsoverenskomsten 100 % for søndager. Etter arbeidsmiljøloven gjelder et flatt overtidstillegg på 40 %.

(Kilde: Hovedorganisasjonen VIRKE, hjemmesiden)